Na pracodawcach ciąży wiele obowiązków związanych z uruchomieniem PPK. Pokazujemy, jak się w tym nie pogubić
KROK 1: Sprawdź czy i kiedy musisz uruchomić PPK
Proces wdrażania PPK podzielony jest na cztery etapy. W 2019 roku PPK musieli utworzyć najwięksi pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób. Przepisy ustawy o PPK stały się dla nich obowiązujące z dniem 1 lipca 2019 r. Kolejne firmy wdrażają PPK zgodnie z harmonogramem:
Reklama
- podmioty zatrudniające 20-49 osób oraz 50-249 osób - od 1 czerwca 2020 r.
- pozostałe podmioty zatrudniające i sektor finansów publicznych - od 1 stycznia 2021 roku
Jeśli dany podmiot zatrudniający należy do jednej grupy kapitałowej może przystąpić do PPK w terminie, który obowiązuje największą spółkę z grupy (czyli z największą liczbą osób zatrudnionych).
Przeczytaj także: Poradnik PPK dla kadr i płac
Do kiedy pracodawcy mają czas na zawarcie umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK?
Zgodnie z zapisami ustawy, maksymalny czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK to 10 dzień miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od momentu powstania obowiązku na wprowadzenie PPK. Dla przykładu pierwsze grupy pracodawców miały czas do 12 listopada 2019 roku. Umowa o zarządzanie PPK musiała być zawarta najpóźniej 10 dni roboczych przed powyższym terminem, czyli w przypadku największych pracodawców do 25 października 2019 r. W przypadku pozostałych grup dane podano w tabeli (powyżej).
Jak obliczyć stan zatrudnienia?
PPK mają być objęte osoby zatrudnione. W art. 2, pkt. 18 ustawa precyzyjnie określa katalog osób uprawnionych. Sprawdź listę osób podlegających PPK.
Pod uwagę brany jest stan zatrudnienia na 6 mies. przed powstaniem obowiązku uruchomienia (dla przykładu w przypadku największych podmiotów był to 31 grudnia 2018 r.).
Pracownicze Plany Kapitałowe obejmą pracowników, którzy w danej firmie posiadają staż pracy dłuższy niż 3 miesiące (na podstawie okresów zatrudnień z ostatnich 12 miesięcy).
Kto może być zwolniony z PPK?
Niektórzy pracodawcy, mimo że „trafiają w ustawowe widełki”, mogą nie uruchamiać PPK. Ustawa przewiduje trzy wyjątki.
- samozatrudnieni - ich nie dotyczą przepisy ustawy o PPK;
- mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób – jeśli wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK, nie muszą być one uruchamiane.
- pracodawcy, którzy prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) nie mają obowiązku tworzenia PPK. Spełnionych musi być jednak łącznie kilka warunków. Pierwszy – pracodawca musi prowadzić PPE i naliczać składki przed 1 lipca 2019 r. Składki muszą wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia brutto. Dodatkowo, konieczny jest stopień partycypacji w PPE na poziomie przynajmniej 25% osób zatrudnionych.
Przeczytaj: Jak rozmawiać z pracownikami o PPK?
KROK 2: Przygotuj firmę na PPK
PPK rodzi wiele obowiązków dla pracodawców. By sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania emerytalne, trzeba ten proces dobrze przygotować. Po pierwsze należy sprawdzić ilu zatrudnionych może uczestniczyć w PPK. Znając stan zatrudnienia, jesteśmy w stanie obliczyć ile środków potrzebujemy z tytułu składek pracodawców.
Wpłaty dzielą się na podstawowe i dodatkowe. Jeśli chodzi o pracodawcę, minimalna wysokość wpłat to 1,5% wynagrodzenia brutto. Zatrudniający może również podjąć decyzję o zwiększeniu wymiaru wpłat, o kolejne do 2,5% brutto (wysokość dopłat może zostać zmieniona). Może on określić kryteria dla wpłat dodatkowych (np. długość stażu pracy), by przysługiwały one określonym grupom zatrudnionych (np. jako forma motywacji). Łączna wysokość wpłat odprowadzanych przez pracodawcę nie może przekroczyć 4% wynagrodzenia brutto. Ważne jest, że wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od wpłat pracodawcy naliczany jest jednak podatek dochodowy (składki to przychód pracownika), który jest potrącany z wynagrodzenia. Na pracodawcy ciąży obowiązek obliczania i przekazywania wpłat zarówno finansowanych przez siebie, jak i zatrudnionego.
By proces odprowadzania składek na PPK dobrze funkcjonował potrzebne jest także przygotowanie kadr i działu księgowości, które będą odpowiedzialne za wszelkie sprawy techniczne. Możliwe, że konieczne będzie wprowadzenie także zmian informatycznych. Zatrudniający powinien także poinformować pracowników, że uruchamia PPK, jakie są zasady funkcjonowania programu oraz jakie obowiązki i uprawnienia mają pracownicy (w tym możliwość rezygnacji z uczestnictwa oraz ponowny zapis co cztery lata).
Kiedy pracodawcy muszą wpłacić pierwsze składki na PPK?
Wpłaty na PPK są naliczane i pobierane od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty muszą być odprowadzone do 15 dnia miesiąca. W sytuacji gdy wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za dany miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca.
KROK 3: Wybór instytucji zarządzającej PPK
Zgodnie z przepisami ustawy pracodawca wybiera instytucję zarządzającą PPK „w porozumieniu z pracownikami”. Pod tym terminem kryje się zakładowa organizacja związkowa lub reprezentacja osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym PPK musi być utworzone (podpisać umowę o zarządzanie PPK), nie uda się dojść do porozumienia, zatrudniający samodzielnie wybiera tę instytucję.
Zobacz listę instytucji oferujących PPK.
Jakimi kryteriami wyboru się kierować?
Jak głosi ustawa, pod uwagę należy wziąć przede wszystkim warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK. Chodzi głównie o efektywność tych instytucji w inwestowaniu powierzonego kapitału oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Możliwe, że kryterium będzie także czynnik kosztowy – ustawa nakłada maksymalny limit opłaty. Gdy nie uda się wybrać instytucji finansowej, pracodawca zawiera umowę z PFR TFI, czyli wyznaczoną instytucję finansową.
KROK 4: Podpisanie umowy o zarządzanie
W punkcie pierwszym przedstawiliśmy kluczowe terminy dla pracodawców, którzy wdrażają PPK. Gdy uda się wybrać instytucję, która będzie zarządzała zgromadzonymi środkami (wpłaty pracodawców, pracowników i dopłaty państwowe), trzeba podpisać dwa rodzaje umów. Pierwsza to umowa o zarządzanie.
Umowa ta tworzy PPK u danego pracodawcy (lub zmienia instytucję zarządzającą, gdy PPK już funkcjonuje). Określa ona wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące danego planu kapitałowego, w tym m.in.
- nazwy funduszy zdefiniowanej daty, które są podstawą danego PPK;
- warunki gromadzenia środków oraz sposób i terminy wypłat;
- wysokość wpłat dodatkowych pracodawcy;
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych pracowników;
- maksymalną wysokość opłat funduszy;
- warunki zawierania umów o prowadzenie PPK.
Ważne, by zostały również określone warunki zmiany i wypowiedzenia umowy.
Umowa musi być zawarta w postaci elektronicznej. Informację o zawarciu umowy o zarządzanie należy przekazać do ewidencji, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Jeśli pracodawca nie zawrze jej w wymaganym terminie, zostanie do tego pisemnie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) i będzie mieć wtedy 30 dni na jej zawarcie. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, będzie podlegać karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u tego pracodawcy.
KROK 5: Podpisanie umowy o prowadzenie PPK
Umowa o prowadzenie PPK to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy. Pracodawca zawiera ją z instytucją finansową w imieniu wszystkich osób zatrudnionych (z 90-dniowym stażem), które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55. roku życia, chyba że wcześniej pisemnie zrezygnują z dokonywania wpłat do PPK. Osoby zatrudnione, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia mogą się zapisać do PPK, ale muszą złożyć wniosek. Pracodawca musi poinformować swoich pracowników o takiej możliwości.
W umowie tej określa się m.in.
- dane identyfikujące uczestnika PPK;
- sposób deklarowania i zmiany wysokości wpłat dodatkowych;
- zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na rachunku.
Pracownicy są przypisywani do konkretnego funduszu zdefiniowanej daty właściwego do jego wieku. Po podpisaniu umowy, uczestnik może go zmienić na inny fundusz.
Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana raz, a lista pracowników objętych PPK ma formę załącznika. Gdy grono uczestników PPK prowadzonego przez danego pracodawcę ulegnie zmianie, aktualizowany jest załącznik.
Jeśli pracodawca nie podpisze tej umowy w terminie, to PFR wzywa pracodawcę do zawarcia umowy z wyznaczoną instytucją finansową (PFR TFI) lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją.
Pozostałe obowiązki pracodawców
Terminowe i prawidłowe obliczanie, pobieranie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej
To najbardziej odczuwalny obowiązek pracodawcy. To on odpowiada za obliczanie i przekazywanie wpłat zarówno finansowanych przez siebie, jak i pracowników. Wpłaty dzielą się na podstawowe i dodatkowe. W przypadku pracodawcy, minimalna wysokość wpłat to 1,5% wynagrodzenia brutto zatrudnionego, a maksymalna - 4,0%. Liczy się je od podstawy dla składek emerytalno-rentowych (nie tylko od wynagrodzenia, ale też innych składników). Pracodawca może określić kryteria dla wpłat dodatkowych (np. długość stażu pracy), by przysługiwały one określonym grupom zatrudnionych. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od wpłat pracodawcy naliczany jest jednak podatek dochodowy, potrącany z wynagrodzenia. W przypadku wpłat pracownika wpłata podstawowa wynosi 2,0% wynagrodzenia brutto, a dodatkowa – do 2,0% wynagrodzenia brutto zatrudnionego. Osoby, których miesięczne wynagrodzenie uzyskiwane z różnych źródeł, nie przekroczy 120% minimalnego wynagrodzenia będą mogły skorzystać z obniżonej stawki podstawowej, nie mniejszej niż 0,5%.
Wpłaty na PPK są naliczane i pobierane od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty muszą być odprowadzone do 15. dnia miesiąca. W sytuacji gdy wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za dany miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca.
Przekazywanie pracownikom oraz wybranej instytucji finansowej informacji związanych z utworzonymi PPK
Pracodawca ma szereg obowiązków informacyjnych wobec pracowników, jak i instytucji finansowej. Stąd konieczność ciągłego monitorowania PPK.
Pracowników musi informować m.in. o:
- możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56. a 70. rokiem życia – pracownicy w tym wieku nie są zapisywani automatycznie, tylko na własny wniosek;
- ponownym zapisie do PPK co 4 lata – dotyczy sytuacji, w której pracownik zrezygnował z dokonywania wpłat na PPK. Wówczas pracodawca ma obowiązek informować takiego pracownika co 4 lata, do ostatniego dnia lutego danego roku o ponownym dokonywaniu wpłat (obowiązek od 1 stycznia 2023 r.), chyba że osoba ponownie złoży deklarację;
- zmianie wysokości wpłat - możliwości wpłaty dodatkowej lub obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% – standardowo składka podstawowa pracownika wynosi 2,0% wynagrodzenia brutto;
- dyspozycji transferu w PPK – ten obowiązek nie będzie występował zbyt często. Dotyczy bowiem sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się zmienić instytucję finansową – a więc zawrze nową umowę o prowadzenie w imieniu swoich pracowników. W tej sytuacji będzie musiał poinformować swoją załogę o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków dotychczas zgromadzonych w PPK.
Instytucję finansową musi natomiast informować m.in. o: rezygnacji pracownika, ponownym przystąpieniu, przystąpieniu osób 55+, wpłatach dodatkowych - deklaracje, zmianie wpłat dodatkowych, obniżeniu wpłaty podstawowej, zmianie danych pracownika, dyspozycji transferu pracownika.
Do obowiązków pracodawcy należy także gromadzenie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK, w tym prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek.
Co grozi za niewprowadzenie PPK?
Dla podmiotów, które uchylają się od wprowadzenia PPK, ustawa przewiduje określone kary (rozdział 16 ustawy).
- Jeśli zatrudniający nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie lub nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny (w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego).
- Zatrudniający, który: nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK, lub nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych terminach, lub nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.
PFR udostępnił na stronie mojeppk.pl różne materiały informacyjne, które mogą być przydatne we wprowadzeniu PPK w firmie - ZOBACZ.
