Pracodawca odpowiada za wybór instytucji finansowej, zawarcie umów PPK, zapis uprawnionych osób, naliczanie i przekazywanie wpłat oraz obsługę deklaracji pracowników. Sprawdź, kogo trzeba zapisać do PPK, jakie terminy obowiązują i co oznacza ponowny autozapis w 2027 roku.
PPK dla pracodawcy – najważniejsze obowiązki
Prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych nie kończy się na jednorazowym uruchomieniu programu. Pracodawca musi na bieżąco uwzględniać nowych pracowników, obsługiwać ich wnioski i deklaracje, prawidłowo naliczać wpłaty oraz przekazywać informacje instytucji finansowej.
Reklama
| Obowiązek pracodawcy | Najważniejsza zasada |
|---|---|
| Sprawdzenie obowiązku utworzenia PPK | PPK co do zasady tworzy podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę, dla której powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. |
| Wybór instytucji finansowej | W porozumieniu ze związkami zawodowymi albo reprezentacją osób zatrudnionych. |
| Umowa o zarządzanie PPK | Zawierana przez pracodawcę z wybraną instytucją finansową. |
| Umowa o prowadzenie PPK | Zawierana przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracownika. |
| Zapis pracowników w wieku 18–54 lata | Automatyczny po spełnieniu warunków ustawowych, chyba że pracownik złoży deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat. |
| Pracownicy w wieku 55–69 lat | Przystępują do PPK na swój wniosek. |
| Podstawowa wpłata pracodawcy | 1,5% wynagrodzenia uczestnika PPK. |
| Dodatkowa wpłata pracodawcy | Do 2,5% wynagrodzenia uczestnika PPK. |
| Termin przekazania wpłat | Co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane. |
| Ponowny autozapis | Co 4 lata. Najbliższy ponowny autozapis odbędzie się w 2027 roku. |
Czy każdy pracodawca musi utworzyć PPK?
Co do zasady PPK musi utworzyć podmiot zatrudniający, który zatrudnia przynajmniej jedną osobę, dla której zgodnie z ustawą powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Obowiązek może więc dotyczyć nie tylko pracodawców zatrudniających na umowę o pracę, lecz także m.in. zleceniodawców, jeśli osoby wykonujące umowy podlegają z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Nie każda firma musi jednak prowadzić PPK. Ustawa przewiduje wyjątki. PPK nie musi tworzyć m.in.:
- mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
- osoba fizyczna zatrudniająca inną osobę fizyczną wyłącznie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą,
- pracodawca korzystający z przewidzianego ustawą zwolnienia związanego z PPE, jeżeli w momencie objęcia go przepisami o PPK prowadził PPE spełniający ustawowe warunki, w tym dotyczące wysokości składki i poziomu uczestnictwa.
W przypadku mikroprzedsiębiorcy zwolnienie nie jest bezwarunkowe. Jeżeli choć jedna osoba zatrudniona będzie chciała rozpocząć oszczędzanie w PPK, pracodawca powinien przystąpić do utworzenia programu.
Jednoosobowa działalność gospodarcza, która nikogo nie zatrudnia, nie tworzy PPK. Sam przedsiębiorca nie zapisuje do programu samego siebie.
Kogo pracodawca zapisuje do PPK?
Sposób przystąpienia do PPK zależy przede wszystkim od wieku osoby zatrudnionej.
- Osoby, które ukończyły 18 lat, ale nie ukończyły 55 lat, są co do zasady zapisywane automatycznie, jeżeli spełniają warunki ustawowe i nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat.
- Osoba, która ukończyła 55 lat, ale nie ukończyła 70 lat, może przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek. Pracodawca ma obowiązek poinformować ją o takiej możliwości.
- Osoba, która osiągnęła 70 lat, nie może zostać nowo zapisana do PPK na zasadach dotyczących osób zatrudnionych. Ukończenie 70 lat przez osobę, która wcześniej była już uczestnikiem PPK, nie oznacza jednak samo w sobie zamknięcia jej rachunku.
Po jakim czasie pracodawca zapisuje nowego pracownika do PPK?
Umowę o prowadzenie PPK pracodawca zawiera nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia.
Przy ustalaniu tego okresu bierze się pod uwagę również okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy. W rozumieniu stosowanym przy PPK okres trzech miesięcy odpowiada 90 dniom.
Przykład: jeżeli pracownik osiągnie wymagany 90-dniowy okres zatrudnienia w czerwcu, pracodawca ma czas na zawarcie w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK do 10 lipca – o ile pracownik wcześniej nie złoży skutecznej deklaracji rezygnacji.
Jeżeli pracodawca nie zawrze umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, nie oznacza to, że pracownik pozostaje poza programem. Po upływie terminu stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK powstaje z mocy prawa.
Jak pracodawca wybiera instytucję finansową PPK?
Instytucję prowadzącą PPK wybiera pracodawca, ale co do zasady nie robi tego samodzielnie.
Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, wybór powinien nastąpić w porozumieniu z nią. Gdy związku zawodowego nie ma, pracodawca dokonuje wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danej firmie. Reprezentacji tej pracodawca nie może po prostu sam wyznaczyć.
Przy wyborze instytucji ustawa wskazuje w szczególności na:
- warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
- efektywność zarządzania aktywami,
- doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami,
- najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Jeżeli na miesiąc przed ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie uda się osiągnąć porozumienia z reprezentacją pracowników, pracodawca dokonuje wyboru samodzielnie.
Aktualną ofertę podmiotów można porównać w artykule „Instytucje PPK – kto oferuje PPK i zarządza środkami?”.
Umowa o zarządzanie PPK – kto ją zawiera i kiedy?
Pierwszą z dwóch umów jest umowa o zarządzanie PPK. Zawiera ją pracodawca z wybraną instytucją finansową. Umowa ta tworzy ramy PPK funkcjonującego u danego pracodawcy. Określa m.in. fundusze zdefiniowanej daty oferowane uczestnikom, zasady finansowania wpłat oraz inne warunki funkcjonowania programu.
Pracodawca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK dla pierwszej osoby zatrudnionej.
Umowa o zarządzanie jest zawierana w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Nie oznacza to jednak obowiązku podpisywania jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Czy pracodawca zgłasza umowę o zarządzanie PPK do PFR?
Nie jest to bezpośredni obowiązek pracodawcy. Wniosek o wpis umowy o zarządzanie do ewidencji PPK składa wybrana instytucja finansowa. Ma na to 14 dni od dnia zawarcia umowy.
Pracodawca może natomiast otrzymać wezwanie PFR, jeżeli w systemie nie zostanie potwierdzone zawarcie wymaganej umowy. W takim przypadku powinien odpowiedzieć na wezwanie i – zależnie od sytuacji – wskazać zawartą umowę albo podstawę, na której nie stosuje ustawy o PPK.
Umowa o prowadzenie PPK – czym różni się od umowy o zarządzanie?
To dwa różne rodzaje umów.
Umowę o zarządzanie PPK pracodawca zawiera we własnym imieniu z instytucją finansową.
Umowę o prowadzenie PPK zawiera natomiast z tą samą instytucją w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej. W ten sposób pracownik staje się uczestnikiem programu i otrzymuje indywidualny rachunek PPK.
W praktyce pracodawca nie podpisuje więc osobnej papierowej umowy bezpośrednio z każdym pracownikiem. Lista uczestników jest obsługiwana w relacji pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową.
Ile pracodawca wpłaca do PPK?
Podstawowa wpłata finansowana przez pracodawcę wynosi 1,5% wynagrodzenia uczestnika PPK.
Pracodawca może dodatkowo finansować wpłatę dodatkową wynoszącą do 2,5% wynagrodzenia. Łączna wpłata finansowana przez pracodawcę może więc wynosić maksymalnie 4%.
Wpłata dodatkowa nie musi być identyczna dla wszystkich uczestników. Może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia, a zastosowanie innych kryteriów jest możliwe, jeżeli wynikają one z regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.
Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Stanowią natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Szczegółowe zasady dotyczące wszystkich wpłat opisujemy w artykule „Wpłaty do PPK – ile wpłaca pracownik, pracodawca i państwo?”.
Jak i kiedy pracodawca przekazuje wpłaty do PPK?
Pracodawca odpowiada zarówno za swoją część wpłat, jak i za prawidłowe naliczenie, pobranie z wynagrodzenia oraz przekazanie do instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika.
Wpłaty są obliczane w momencie wypłaty wynagrodzenia.
Co do zasady należy je przekazać do instytucji finansowej najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
Przykładowo, jeżeli wynagrodzenie zostanie wypłacone 28 września, wpłaty naliczone od tego wynagrodzenia powinny trafić do instytucji finansowej najpóźniej 15 października.
Pierwsze wpłaty nalicza się już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK.
Jakie deklaracje i wnioski pracowników musi obsługiwać pracodawca?
Prowadzenie PPK wymaga bieżącej obsługi decyzji uczestników. Do pracodawcy trafiają m.in.:
- deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
- wnioski o ponowne rozpoczęcie wpłat,
- wnioski osób, które ukończyły 55 lat, o przystąpienie do PPK,
- deklaracje obniżenia wpłaty podstawowej,
- deklaracje dotyczące wpłaty dodatkowej.
Jeżeli uczestnik złoży deklarację rezygnacji, pracodawca przestaje dokonywać za niego wpłat począwszy od miesiąca, w którym deklaracja została złożona. Wpłaty pobrane w tym miesiącu, ale jeszcze nieprzekazane, podlegają zwrotowi. O otrzymanej deklaracji pracodawca musi poinformować instytucję finansową niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni.
Sama rezygnacja nie likwiduje istniejącego rachunku PPK ani zgromadzonych na nim środków.
Szczegóły opisujemy w artykule „Rezygnacja z PPK i ponowny autozapis – jak to działa?”.
Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca?
Nie wszystkie informacje o PPK musi pracownikowi przekazywać pracodawca – część obowiązków informacyjnych spoczywa na instytucji finansowej.
Ustawa nakłada jednak na pracodawcę kilka ważnych obowiązków. Powinien on m.in.:
- poinformować osoby, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat, o możliwości przystąpienia do PPK na wniosek,
- poinformować uczestników o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej, jeżeli spełniają warunki ustawowe,
- poinformować o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej,
- realizować obowiązki związane z ponownym autozapisem do PPK.
Pracodawca nie ma natomiast ogólnego ustawowego obowiązku informowania każdego pracownika przed jego automatycznym zapisaniem do PPK. Może jednak przekazywać takie informacje, co w praktyce ułatwia obsługę programu.
Autozapis PPK 2027 – co musi zrobić pracodawca?
Kolejny ponowny autozapis do PPK nastąpi w 2027 roku.
Do końca lutego 2027 roku pracodawca musi poinformować osoby, które wcześniej złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat, że wpłaty zostaną ponownie uruchomione.
Od 1 marca 2027 r. wszystkie wcześniejsze deklaracje rezygnacji tracą skuteczność. Osoba, która nadal nie chce oszczędzać w PPK, może od tego dnia złożyć nową deklarację.
Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca naliczy wpłaty już od wynagrodzenia wypłaconego w marcu, a do instytucji finansowej przekaże je w terminie od 1 do 15 kwietnia 2027 r.
W przypadku osób, które przed 1 kwietnia 2027 r. ukończą 55 lat, ponowny autozapis odbywa się na innych zasadach – do jego zastosowania potrzebny jest odpowiedni wniosek pracownika.
Ponowny autozapis będzie powtarzany co cztery lata. Po 2027 roku kolejny przypadnie na 2031 rok.
Czy pracodawca może namawiać pracownika do rezygnacji z PPK?
Nie. Decyzja o uczestnictwie w PPK należy do pracownika. Pracodawca nie może nakłaniać osoby zatrudnionej ani uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania.
Za takie działanie może zostać nałożona grzywna w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń pracodawcy z poprzedniego roku obrotowego. Taka sama maksymalna sankcja dotyczy niedopełnienia obowiązku terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK.
Nowy pracownik ma już PPK u poprzedniego pracodawcy – co wtedy?
Zmiana pracy nie oznacza automatycznego przeniesienia starego rachunku PPK. Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK u nowego pracodawcy uczestnik ma 7 dni na przekazanie mu informacji o wcześniej zawartych umowach o prowadzenie PPK. Pracodawca informuje następnie uczestnika o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową wcześniejszych oszczędności.
Pracownik może się jednak nie zgodzić na taki transfer. Ma na przekazanie pracodawcy pisemnego sprzeciwu 7 dni od otrzymania informacji. Wtedy pieniądze pozostają na dotychczasowym rachunku.
Uczestnik może więc posiadać więcej niż jeden rachunek PPK.
Co z wpłatami do PPK po ukończeniu przez pracownika 60 lat?
Ukończenie 60. roku życia nie powoduje automatycznego zakończenia wpłat do PPK.
Jeżeli pracownik nadal jest zatrudniony i nie rozpoczął wypłat zgromadzonych środków po 60. roku życia, wpłaty mogą być nadal naliczane i przekazywane.
Dopiero rozpoczęcie wypłaty po ukończeniu 60 lat powoduje, że na rachunki tego uczestnika nie są już dokonywane nowe wpłaty. Dotyczy to wszystkich jego rachunków PPK, nawet jeżeli wypłatę rozpoczął tylko z jednego z nich.
Zasady korzystania z oszczędności opisujemy w artykule „Wypłata z PPK – kiedy i jak można wypłacić pieniądze?”.
Jaką dokumentację PPK powinien prowadzić pracodawca?
Pracodawca powinien zapewnić możliwość odtworzenia prawidłowego przebiegu obsługi PPK. W praktyce dotyczy to przede wszystkim:
- danych uczestników przekazywanych instytucji finansowej,
- naliczonych, pobranych i przekazanych wpłat,
- deklaracji i wniosków uczestników,
- dokumentów dotyczących wyboru instytucji finansowej,
- dokumentacji potwierdzającej realizację obowiązków informacyjnych.
Brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK jest jednym z naruszeń, za które ustawa przewiduje odpowiedzialność wykroczeniową.
Jakie kary grożą pracodawcy za naruszenie przepisów PPK?
Ustawa przewiduje dwa główne poziomy sankcji. Za niezawarcie w terminie umowy o zarządzanie PPK grozi grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń u pracodawcy w poprzednim roku obrotowym. Taka sama maksymalna kara może zostać zastosowana w przypadku nakłaniania pracowników do rezygnacji z PPK.
Grzywna od 1000 zł do 1 000 000 zł może natomiast grozić m.in. za:
- niezawarcie w terminie umowy o prowadzenie PPK,
- niedokonywanie wpłat w wymaganych terminach,
- niezgłoszenie wymaganych danych lub przekazanie danych nieprawdziwych,
- nieprowadzenie dokumentacji dotyczącej obliczania wpłat.
Kontrolą realizacji obowiązków wynikających z ustawy o PPK zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy.
PPK dla pracodawcy – podsumowanie
PPK jest dla pracodawcy procesem ciągłym. Po uruchomieniu programu trzeba regularnie sprawdzać, których nowych pracowników należy zapisać, obsługiwać składane przez uczestników deklaracje i wnioski, prawidłowo naliczać wpłaty oraz terminowo przekazywać je do instytucji finansowej.
Podstawowa wpłata pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia, a dodatkowa może wynieść do 2,5%. Pracodawca odpowiada też za właściwe zawieranie umów o prowadzenie PPK dla nowych osób oraz realizację obowiązków związanych z rezygnacją i ponownym autozapisem.
Najbliższa duża operacja obejmująca wszystkich pracodawców prowadzących PPK przypadnie na 2027 rok, kiedy odbędzie się kolejny ponowny autozapis.
Autorka: Anna Zalewska
Ostatnia aktualizacja: 21.09.2026
