Odpalamy nowe analizy.pl! Start już wkrótce!
PKO TFI - PPK dla pracodawcy w 3 krokach
Umowy w PPK – co trzeba wiedzieć
26.02.2020 | Anna Zalewska
Wśród obowiązków, które ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych nakłada na pracodawców jest konieczność zawarcia dwóch umów: o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK

Zanim się podpisze odpowiednie umowy warto pamiętać, że:
  • umowę o zarządzanie PPK można podpisać nie wcześniej niż od dnia objęcia pracodawcy takim obowiązkiem – np. w przypadku podmiotów zatrudniających między 50 a 249 pracowników pierwszym dniem, w którym mogą one zawrzeć umowę jest dzień 1 stycznia 2020 roku;
  • umowę o zarządzanie PPK można podpisać jedynie z jedną z 20 instytucji finansowych zarejestrowanych w ewidencji PPK i wylistowanych na stronie www.mojeppk.pl --> sprawdź listę instytucji;
  • od podpisania umowy o zarządzanie PPK do podpisania umowy o prowadzenie PPK musi być zachowany odstępu czasu co najmniej 10 dni roboczych.
     

Umowa o zarządzanie PPK

Pierwsza umowa, jaką pracodawca zawiera z wybraną instytucją finansową, to umowa o zarządzanie PPK – jest ona podstawą funkcjonowania PPK w firmie. Termin jej zawarcia zależy od liczby zatrudnionych pracowników. Firmy zatrudniające:
  • od 50 do 249 pracowników (według stanu na 30 czerwca 2019) muszą ją zawrzeć najpóźniej do 24 kwietnia 2020 r.;
  • co najmniej 20 osób (według stanu na 31 grudnia 2019) - do 27 października 2020 r.;
  • pozostałe podmioty zatrudniające muszą zawrzeć taką umowę do 23 kwietnia 2021 r.
  • a jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych – najpóźniej do 26 marca 2021 r.

Umowa o zarządzanie tworzy PPK u danego pracodawcy (lub zmienia instytucję zarządzającą, gdy PPK już funkcjonuje). Określa ona wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące danego planu kapitałowego, w tym m.in.:
  • strony umowy,
  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty, które są podstawą danego PPK,
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi,
  • warunki, sposób i terminy wypłat lub zwrotu,
  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez pracodawcę,
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez pracowników oraz sposoby zmiany ich wysokości,
  • maksymalną wysokość opłat funduszy,
  • warunki zawierania umów o prowadzenie PPK.

Ważne, by zostały również określone warunki zmiany i wypowiedzenia umowy.

Umowa musi być zawarta w postaci elektronicznej. W większości instytucji cały proces zajmuje kilka minut.

Jak wygląda proces podpisania umowy o zarządzanie PPK?

 

1. Przygotuj kilka podstawowych danych:
  • dane pracodawcy typu: NIP, KRS, REGON, nazwa i adres,
  • dane reprezentantów pracodawcy, czyli osób upoważnionych do zawarcia umowy, zgodnie z reprezentacją widniejącą w KRS – imię, nazwisko, PESEL, służbowy adres e-mail, numer telefonu komórkowego (często te dane są generowane automatycznie w formularzu) lub dane pełnomocnika/pełnomocników,
  • dane osób do kontaktu w sprawach zawarcia umowy oraz osoby, której zostanie nadany dostęp do obsługi PPK, która będzie odpowiedzialna za obsługę administracyjną PPK – imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu komórkowego,
  • wysokość procentowej wpłaty dodatkowej pracodawcy, jeśli została podjęta decyzja o jej wypłacie.

2. Wypełnij elektroniczny formularz - często po podaniu NIP bądź KRS/REGON (i upoważnieniu instytucji finansowej do pobrania danych z rejestrów) większość danych o pracodawcy uzupełnia się automatycznie.

3. Sprawdź wszystkie dane i wygeneruj umowę. Upewnij się, że umowa została podpisana przez reprezentantów firmy. Reprezentacja może skorzystać z podpisu kwalifikowanego.

4. Zeskanuj umowę i wyślij ją instytucji finansowej mailem (zgodnie z wytycznymi danej instytucji). Po podpisaniu jej przez reprezentantów instytucji, skan umowy otrzymuje pracodawca (reprezentanci lub wskazani pełnomocnicy) mailem wraz z dostępem do portalu/aplikacji PPK dla osób obsługujących program i informacjami dotyczącymi wdrożenia PPK w firmie. 
Informację o zawarciu umowy o zarządzanie pracodawca musi przekazać do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Jeśli pracodawca nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w wymaganym terminie, zostanie do tego pisemnie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) i będzie mieć wtedy 30 dni na jej zawarcie. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, będzie podlegać karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u tego pracodawcy.

Każdą umowę o zarządzanie PPK można wypowiedzieć i zawrzeć nową umową z inną instytucją. Wiąże się to także z przerejestrowaniem pracowników do nowej instytucji finansowej oraz wypłatą transferową zgromadzonych przez nich środków. Pracodawca ma obowiązek poinformować o tym swoich pracowników, którzy mogą nie zgodzić się na transfer środków.

Po zawarciu umowy o zarządzanie, pracodawcy muszą zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.
 

Umowa o prowadzanie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych

Umowa o prowadzenie PPK to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy. Tu również obowiązują różne terminy zależne od liczby zatrudnionych pracowników. Firmy zatrudniające:
  • od 50 do 249 pracowników muszą ją zawrzeć najpóźniej do 11 maja 2020 r.;
  • co najmniej 20 osób (według stanu na 31 grudnia 2019) - do 10 listopada 2020 r.;
  • pozostałe podmioty zatrudniające muszą zawrzeć taką umowę do 10 maja 2021 r.
  • a jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych – najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.

Umowę o prowadzenie PPK pracodawca zawiera z instytucją finansową w imieniu wszystkich osób zatrudnionych (z 90-dniowym stażem), które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55. roku życia, chyba że wcześniej pisemnie zrezygnowały z dokonywania wpłat do PPK. Osoby zatrudnione, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia mogą się zapisać do PPK, ale muszą złożyć wniosek. Pracodawca musi poinformować swoich pracowników o takiej możliwości.

W umowie o prowadzenie PPK określa się m.in.
  • strony umowy,
  • dane identyfikujące uczestnika PPK (imię /imiona, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego),
  • sposób deklarowania i zmiany wysokości wpłat dodatkowych,
  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty,
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, oraz pobierane opłaty,
  • sposób zmiany funduszu,
  • warunki, terminy i sposób dokonywania wypłat, zwrotu,
  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na rachunku.

Pracownicy są przypisywani do konkretnego funduszu zdefiniowanej daty właściwego do ich wieku. Po podpisaniu umowy, uczestnik może go zmienić na inny fundusz.

Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana raz, a lista pracowników objętych PPK ma formę załącznika. Gdy grono uczestników PPK prowadzonego przez danego pracodawcę ulegnie zmianie, aktualizowany jest załącznik.

Taką zmianą może być na przykład zatrudnienie nowego pracownika, który był już uczestnikiem PPK u innego pracodawcy. Po upływie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia pracodawca powinien zapisać go do PPK działającego w jego firmie. Pracownik powinien poinformować nowego pracodawcę o posiadanych rachunkach PPK i instytucjach finansowych, w których do tej pory gromadził środki, a pracodawca o obowiązku złożenia wniosku w imieniu pracownika o wypłatę transferową środków zgromadzonych we wskazanych instytucjach. To od pracownika zależy, czy będzie chciał przenieść je na nowy rachunek otworzony przez nowego pracodawcę. Musi jedynie w ciągu 7 dni poinformować pracodawcę o ewentualnej rezygnacji z transferu i pozostawieniu dotychczasowych rachunków.

W przypadku pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców, to wszyscy zatrudniający go powinni go zgłosić do PPK, o ile pracownik nie złożył deklaracji rezygnacji.

Jeśli pracodawca nie podpisze umowy o prowadzenie PPK w terminie, to PFR wzywa pracodawcę do zawarcia umowy z wyznaczoną instytucją finansową (PFR TFI) lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją.

TAGI:

PPKPPK w Twojej firmie

Zapisz się na Newsletter

Co zyskujesz?

Powiadomienia o ważnych wydarzeniach i nowościach rynkowych, najnowsze
oceny i raporty oraz zawsze aktualną listę TOP5 funduszy inwestycyjnych.

zobacz także

↑ na górę