Jak przygotować firmę do PPK

Od 1 stycznia pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób i nie więcej niż 249 (według stanu na 30 czerwca 2019 r.) mają obowiązek założyć Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK). To duży i wymagający projekt i powinno się go zaplanować z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Zwłaszcza, że firm w tej transzy jest ponad 20 tys., a więc im wcześniej zaczniemy przygotowania, tym mniejsze ryzyko, że utkniemy w ewentualnej kolejce tych, którzy czekali z podpisaniem umów na ostatni moment.

Reklama

Gwoli wyjaśnienia – w obecnej transzy firmy mają czas do 24 kwietnia na zawarcie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK. Z kolei do 11 maja pracodawcy powinni podpisać umowy o prowadzenie PPK na rzecz i w imieniu pracowników.

Zapisz się na Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Prosto na Twojego maila będziemy wysyłać skrót najważniejszych informacji ze świata finansów, powiadomienia o nowościach rynkowych, najnowsze oceny i raporty oraz codzienne notowania wybranych przez Ciebie funduszy inwestycyjnych.

Zapisz się

Wybierz zespół do obsługi PPK

Zanim jednak do tego dojdzie, trzeba przygotować firmę na PPK. Jednym z pierwszych kroków powinno być wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie PPK, a później za obsługę planów. W takim zespole powinny znaleźć się specjaliści z różnych obszarów działania firmy – z departamentu biura płac, czyli ktoś, kto rozlicza płace i zna system, a także ktoś z kadr, kto zajmie się komunikacją z pracownikami. Przyda się również specjalista od finansów (dyrektor finansowy czy menadżer ds. ryzyka), który będzie potrafił ocenić instytucję finansową pod kątem oferty funduszy, a także będzie mógł ocenić ich wyniki w przyszłości. Absolutnie nie należy powierzać wszystkich tych czynności tylko jednej osobie.

Przygotuj budżet na PPK

Nie da się ukryć, że PPK to dla pracodawcy wymierny koszt. Przede wszystkim odprowadza minimum 1,5% wynagrodzenia brutto każdego uczestnika PPK, choć może przekazywać więcej – maksymalnie do 4%. Do PPK automatycznie zapisywani są pracownicy pomiędzy 18 a 54 rokiem życia, ale starsi mogą się dobrowolnie dopisać. Należy więc oszacować partycypację w PPK i w związku z tym kwotę wpłat podstawowych i ewentualnych dodatkowych i wziąć je pod uwagę w budżecie wynagrodzeń. Do tego trzeba uwzględnić koszt dostosowania systemów kadrowo-płacowych lub też konieczność zatrudnienia nowych pracowników odpowiedzialnych za obsługę PPK.

Dostosuj system kadrowo-płacowy

Aby sprawnie obsługiwać PPK, system kadrowo-płacowy prawdopodobnie będzie musiał być zmodyfikowany. Przede wszystkim ważne, żeby potrafił rozróżnić różne grupy pracowników – tych do 55 roku życia, a więc automatycznie zapisywanych do PPK oraz starszych. Powinien również monitorować i po czterech latach powiadamiać o konieczności zapisania tych, którzy z PPK zrezygnowali (to wymóg ustawowy). System musi potrafić przechowywać wszelkiego rodzaju oświadczenia i wnioski związane z PPK. Przede wszystkim jednak, powinien poprawnie naliczać wpłaty na PPK – wspomniane wpłaty od pracodawcy oraz od pracownika – w tym wypadku minimum 2,0% i maksymalnie 4,0% wynagrodzenia lub 0,5% w przypadku osób o dochodach niższych niż 120% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Wybierz instytucję finansową

Zgodnie ustawą o PPK to na pracodawcy spoczywa obowiązek wybrania instytucji, który będzie zarządzała planami. Obecnie jest 20 instytucji finansowych, które mogą oferować i prowadzić PPK. Wyboru jednej z nich należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli takowa nie istnieje – z reprezentacją pracowników, wybraną przez załogę. Jeśli jednak na miesiąc przed upływem ostatecznego terminu na podpisanie umowy o zarządzanie (24 kwietnia) nie uda się wspólnie wybrać instytucji, wówczas pracodawca może podjąć tę decyzję samodzielnie.

Tak czy inaczej wybierając PPK, pracodawca powinien kierować się „najlepiej pojętym interesem osób zatrudnionych” i wziąć pod uwagę doświadczenie i efektywność instytucji w zarządzaniu funduszami oraz warunki finansowe przez nie oferowane. Ustawodawca nie podaje zamkniętego katalogu kryteriów – szczegóły określa pracodawca. Doświadczenia z pierwszej transzy pokazują, że dla większości z nich liczy się przede wszystkim: wsparcie instytucji przy obsłudze programu (szkolenia, dedykowana infolinia, platforma internetowa) czy zaufanie do marki i skala działalności instytucji. Dużą rolę gra również umiejętność skutecznego zarządzania funduszami. W PPK pieniądze pracodawców trafiają do tzw. funduszy zdefiniowanej daty, za pośrednictwem których inwestowaną są w akcje i obligacje polskie i zagraniczne. Należy więc wziąć pod uwagę doświadczenie instytucji w zakresie inwestycji na różnych rynkach.

Co dalej?

Etap przygotowań do PPK mamy zamknięty. W kolejnym tekście przedstawimy, na co zwracać uwagę, podpisując umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK.