5 kroków do zawarcia umowy o PPK

Na pracodawcach ciąży wiele obowiązków związanych z uruchomieniem PPK. Pokazujemy, jak się w tym nie pogubić.

W 2020 r. kolejne grupy pracodawców będą musiały uruchomić pracownicze plany kapitałowe (PPK) dla swoich pracowników. Podpowiadamy, co zrobić, by proces ten przebiegł sprawnie i bez problemów.

Reklama

Krok 1 – Sprawdź czy i kiedy musisz uruchomić PPK

Proces wdrażania PPK podzielony jest na cztery etapy. W 2020 roku będą musiały zrobić to dwie grupy pracodawców - ci, którzy zatrudniają co od 50 do 249 osób i ci, którzy zatrudniają od 20 do 49 osób. Ze względu na pandemię wdrożenie PPK w pierwszej wymienionej grupie zostało przesunięte i pokrywa się obecnie z terminami obowiązującymi grupę drugą. Tak więc, dla obydwu grup przepisy ustawy o PPK staną się obowiązujące z dniem 1 lipca br. Termin zawarcia umowy o zarządzanie to 27 października, a czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK upływa 10 listopada br. Na samym końcu (pierwsza połowa 2021 r.) PPK będą wdrażać pozostałe podmioty zatrudniające i sektor finansów publicznych.

Niektórzy pracodawcy, mimo że „trafiają w ustawowe widełki”, mogą nie uruchamiać PPK. W przypadku trzech pierwszych grup możliwość zwolnienia daje prowadzenie pracowniczego programu emerytalnego (PPE). Konieczne jest jednak spełnienie kilku warunków. Pierwszy – pracodawca musi prowadzić PPE i naliczać składki przed 1 lipca br. Kolejna kwestia to wymiar składek – muszą one wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia brutto. Dodatkowo, konieczny jest stopień partycypacji w PPE na poziomie przynajmniej 25% osób zatrudnionych. Z prowadzenia PPK zwolnieni są także mikroprzedsiębiorcy i samozatrudnieni.

Krok 2 – Przygotuj firmę na PPK

PPK rodzi wiele obowiązków dla pracodawców. By sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania emerytalne, trzeba ten proces dobrze przygotować. Po pierwsze należy sprawdzić ilu zatrudnionych może uczestniczyć w PPK. Ustawa precyzyjnie określa katalog osób uprawnionych. Chodzi o osoby, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (więcej informacji PPK – odpowiadamy na pytania pracodawców). Znając stan zatrudnienia, jesteśmy w stanie obliczyć ile środków potrzebujemy z tytułu składek pracodawców (wpłata podstawowa to 1,5%, a dodatkowa do 2,5%). Dzięki tym informacjom sprawniej przebiegnie również proces negocjacji z firmą zarządzającą PPK.

By proces odprowadzania składek na PPK dobrze funkcjonował potrzebne jest także przygotowanie kadr i działu księgowości, które będą odpowiedzialne za wszelkie sprawy techniczne. Możliwe, że konieczne będzie wprowadzenie także zmian informatycznych. To bywa czasochłonne, a we wdrażaniu PPK pracodawcę obowiązują ściśle określone terminy. Zatrudniający powinien także poinformować pracowników, że uruchamia PPK, jakie są zasady funkcjonowania programu oraz jakie obowiązki i uprawnienia mają pracownicy (w tym możliwość rezygnacji z uczestnictwa oraz ponowny zapis co cztery lata).

Krok 3 – Wybór instytucji zarządzającej PPK

Zgodnie z przepisami ustawy pracodawca wybiera instytucję zarządzającą PPK „w porozumieniu z pracownikami”. Pod tym terminem kryje się zakładowa organizacja związkowa lub reprezentacja osób zatrudnionych. PPK mogą zarządzać trzy typy instytucji – towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne oraz towarzystwa ubezpieczeniowe. Jakimi kryteriami wyboru się kierować? Jak głosi ustawa, pod uwagę należy wziąć przede wszystkim warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK. Chodzi głównie o efektywność tych instytucji w inwestowaniu powierzonego kapitału oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Możliwe, że kryterium będzie także czynnik kosztowy – ustawa nakłada maksymalny limit opłaty. Gdy nie uda się wybrać instytucji finansowej, pracodawca zawiera umowę z PFR TFI, czyli tzw. wyznaczoną instytucję finansową.

Krok 4 – Podpisanie umowy o zarządzanie

W punkcie pierwszym przedstawiliśmy kluczowe terminy dla pracodawców, którzy wdrażają PPK. Gdy uda się wybrać instytucję, która będzie zarządzała zgromadzonymi środkami (wpłaty pracodawców, pracowników i dopłaty państwowe[1]), trzeba podpisać dwa rodzaje umów. Pierwsza to umowa o zarzadzanie. Największe podmioty zatrudniające mają na to czas do 27 października 2020 r. Umowa ta jest zawierana między pracodawcą a wybraną przez niego instytucją finansową i tworzy PPK u danego pracodawcy (lub zmienia instytucję zarządzającą, gdy PPK już funkcjonuje). Określa ona wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące danego planu kapitałowego, w tym m.in. nazwy funduszy zdefiniowanej daty, które są podstawą danego PPK; warunki gromadzenia środków oraz sposób i terminy wypłat; wysokość wpłat dodatkowych pracodawcy; sposób deklarowania wpłat dodatkowych pracowników; maksymalną wysokość opłat funduszy oraz warunki zawierania umów o prowadzenie PPK.

Krok 5 – Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Najprościej mówiąc, umowa o prowadzenie PPK to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy[2]. Pracodawca zawiera ją w imieniu pracownika (jeśli nie zdecydował się on zrezygnować z uczestnictwa w PPK) z wybraną instytucją finansową. W praktyce jest to więc umowa między danym uczestnikiem PPK a podmiotem zarządzającym środkami – pracodawca pełni tu rolę pośrednika, by oszczędzić pracownikowi biurokracji. Pierwsze grupy zatrudniających mają czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK do 10 listopada 2020 r. W umowie tej określa się m.in. dane identyfikujące uczestnika PPK; sposób deklarowania i zmiany wysokości wpłat dodatkowych; zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na rachunku. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK pozwala otworzyć rachunek PPK dla danego pracownika. Co ważne, umowa o prowadzenie jest zawierana de facto raz, a lista pracowników objętych PPK ma formę załącznika. Gdy grono uczestników PPK prowadzonego przez danego pracodawcę ulegnie zmianie, załącznik jest aktualizowany.

Zapisz się na Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Prosto na Twojego maila będziemy wysyłać skrót najważniejszych informacji ze świata finansów, powiadomienia o nowościach rynkowych, najnowsze oceny i raporty oraz codzienne notowania wybranych przez Ciebie funduszy inwestycyjnych.