5 kroków do zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Aktualizacja: 08.10.2019
Na pracodawcach ciąży wiele obowiązków związanych z uruchomieniem PPK. Pokazujemy, jak się w tym nie pogubić

W 2019 r. pierwsze grupy pracodawców będą musiały uruchomić pracownicze plany kapitałowe (PPK) dla swoich pracowników. Podpowiadamy, co zrobić, by proces ten przebiegł sprawnie i bez problemów.

Co musi zrobić pracodawca?

KROK 1: Sprawdź czy i kiedy musisz uruchomić PPK

 
Kiedy u pracodawcy powstaje obowiązek wprowadzenia PPK?

Proces wdrażania PPK podzielony jest na cztery etapy. W 2019 roku będą musieli zrobić to najwięksi pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób. Przepisy ustawy o PPK staną się dla nich obowiązujące z dniem 1 lipca 2019 r. Kolejno PPK będą wdrażały podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób (pierwsza połowa 2020 r.), następnie te, gdzie pracuje przynajmniej 20 osób (druga połowa 2020 r.), a na samym końcu (pierwsza połowa 2021 r.) pozostałe podmioty zatrudniające i sektor finansów publicznych. Jeśli dany podmiot zatrudniający należy do jednej grupy kapitałowej może przystąpić do PPK w terminie, który obowiązuje największą spółkę z grupy (czyli z największą liczbą osób zatrudnionych).
 

 

Do kiedy pracodawcy mają czas na zawarcie umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK?

Zgodnie z zapisami ustawy, maksymalny czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK to 10 dzień miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od momentu powstania obowiązku na wprowadzenie PPK. Pierwsze grupy pracodawców mają więc czas do 12 listopada tego roku. Umowa o zarządzanie PPK musi być zawarta najpóźniej 10 dni roboczych przed powyższym terminem, czyli w przypadku największych pracodawców do 25 października 2019 r. W przypadku pozostałych grup dane podano w tabeli (powyżej).

 

Jak obliczyć stan zatrudnienia?

PPK mają być objęte osoby zatrudnione. W art. 2, pkt. 18 ustawa precyzyjnie określa katalog osób uprawnionych. Sprawdź listę osób podlegających PPK.
 

Pod uwagę brany jest stan zatrudnienia na 6 mies. przed powstaniem obowiązku uruchomienia (dla przykładu w przypadku największych podmiotów będzie to 31 grudnia 2018 r.).

Pracownicze Plany Kapitałowe obejmą pracowników, którzy w danej firmie posiadają staż pracy dłuższy niż 3 miesiące (na podstawie okresów zatrudnień z ostatnich 12 miesięcy).

 

Kto może być zwolniony z PPK?

Niektórzy pracodawcy, mimo że „trafiają w ustawowe widełki”, mogą nie uruchamiać PPK. Ustawa przewiduje trzy wyjątki.

  • samozatrudnieni - ich nie dotyczą przepisy ustawy o PPK;
  • mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób – jeśli wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK, nie muszą być one uruchamiane.
  • pracodawcy, którzy prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) nie mają obowiązku tworzenia PPK. Spełnionych musi być jednak łącznie kilka warunków. Pierwszy – pracodawca musi prowadzić PPE i naliczać składki przed 1 lipca 2019 r. Składki muszą wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia brutto. Dodatkowo, konieczny jest stopień partycypacji w PPE na poziomie przynajmniej 25% osób zatrudnionych.
     

Co grozi za niewprowadzenie PPK?

Dla podmiotów, które się uchylają od wprowadzenia PPK, ustawa przewiduje określone kary (rozdział 16 ustawy). Jeśli zatrudniający nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie lub nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny (w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego). Penalizowane są również inne naruszenia ustawy. Zatrudniający, który: nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu Pracowników umowy o prowadzenie PPK, lub nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych terminach, lub nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Przeczytaj: Jak rozmawiać z pracownikami o PPK?

 

KROK 2: Przygotuj firmę na PPK

 
PPK rodzi wiele obowiązków dla pracodawców. By sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania emerytalne, trzeba ten proces dobrze przygotować. Po pierwsze należy sprawdzić ilu zatrudnionych może uczestniczyć w PPK. Znając stan zatrudnienia, jesteśmy w stanie obliczyć ile środków potrzebujemy z tytułu składek pracodawców.

 


Wpłaty dzielą się na podstawowe i dodatkowe. Jeśli chodzi o pracodawcę, minimalna wysokość wpłat to 1,5% wynagrodzenia brutto. Zatrudniający może również podjąć decyzję o zwiększeniu wymiaru wpłat, o kolejne do 2,5% brutto (wysokość dopłat może zostać zmieniona). Może on określić kryteria dla wpłat dodatkowych (np. długość stażu pracy), by przysługiwały one określonym grupom zatrudnionych (np. jako forma motywacji). Łączna wysokość wpłat odprowadzanych przez pracodawcę nie może przekroczyć 4% wynagrodzenia brutto. Ważne jest, że wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od wpłat pracodawcy naliczany jest jednak podatek dochodowy (składki to przychód pracownika), który jest potrącany z wynagrodzenia. Na pracodawcy ciąży obowiązek obliczania i przekazywania wpłat zarówno finansowanych przez siebie, jak i zatrudnionego.


By proces odprowadzania składek na PPK dobrze funkcjonował potrzebne jest także przygotowanie kadr i działu księgowości, które będą odpowiedzialne za wszelkie sprawy techniczne. Możliwe, że konieczne będzie wprowadzenie także zmian informatycznych. Zatrudniający powinien także poinformować pracowników, że uruchamia PPK, jakie są zasady funkcjonowania programu oraz jakie obowiązki i uprawnienia mają pracownicy (w tym możliwość rezygnacji z uczestnictwa oraz ponowny zapis co cztery lata).

 

Kiedy pracodawcy muszą wpłacić pierwsze składki na PPK?

Wpłaty na PPK są naliczane i pobierane od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty muszą być odprowadzone do 15  dnia miesiąca. W sytuacji gdy wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za dany miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca.
 

KROK 3: Wybór instytucji zarządzającej PPK

 
Zgodnie z przepisami ustawy pracodawca wybiera instytucję zarządzającą PPK „w porozumieniu z pracownikami”. Pod tym terminem kryje się zakładowa organizacja związkowa lub reprezentacja osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym PPK musi być utworzone (podpisać umowę o zarządzanie PPK), nie uda się dojść do porozumienia, zatrudniający samodzielnie wybiera tę instytucję.

 

ZAMÓW KONSULTACJĘspersonalizowany raport dotyczący wyboru instytucji zarządzającej PPK. Kompleksowo analizujemy oferty wszystkich instytucji zarządzających. Zwracamy uwagę na wszystkie najważniejsze aspekty, w tym na: doświadczenie, efektywność zarządzania kapitałem, kadrę zarządzającą, pomoc w obsłudze programu czy koszty.
 

Jak wybrać PPK. Doradztwo przy wyborze PPK.

 

 

 

Zobacz listę instytucji oferujących PPK.

 

Jakimi kryteriami wyboru się kierować?

Jak głosi ustawa, pod uwagę należy wziąć przede wszystkim warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK. Chodzi głównie o efektywność tych instytucji w inwestowaniu powierzonego kapitału oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Możliwe, że kryterium będzie także czynnik kosztowy – ustawa nakłada maksymalny limit opłaty. Gdy nie uda się wybrać instytucji finansowej, pracodawca zawiera umowę z PFR TFI, czyli tzw. wyznaczoną instytucję finansową.
 

KROK 4: Podpisanie umowy o zarządzanie

 
W punkcie pierwszym przedstawiliśmy kluczowe terminy dla pracodawców, którzy wdrażają PPK. Gdy uda się wybrać instytucję, która będzie zarządzała zgromadzonymi środkami (wpłaty pracodawców, pracowników i dopłaty państwowe), trzeba podpisać dwa rodzaje umów.

 

Pierwsza to umowa o zarządzanie. Największe podmioty zatrudniające mają na to czas do 25 października br. Umowa ta jest zawierana między pracodawcą a wybraną przez niego instytucją finansową i tworzy PPK u danego pracodawcy (lub zmienia instytucję zarządzającą, gdy PPK już funkcjonuje). Określa ona wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące danego planu kapitałowego, w tym m.in. nazwy funduszy zdefiniowanej daty, które są podstawą danego PPK; warunki gromadzenia środków oraz sposób i terminy wypłat; wysokość wpłat dodatkowych pracodawcy; sposób deklarowania wpłat dodatkowych pracowników; maksymalną wysokość opłat funduszy oraz warunki zawierania umów o prowadzenie PPK. Ważne, by zostały również określone warunki zmiany i wypowiedzenia umowy.
 

KROK 5: Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie PPK to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy. Pracodawca zawiera ją w imieniu pracownika (jeśli nie zdecydował się on zrezygnować z uczestnictwa w PPK) z wybraną instytucją finansową. W praktyce jest to więc umowa między danym uczestnikiem PPK a podmiotem zarządzającym środkami – pracodawca pełni tu rolę pośrednika, by oszczędzić pracownikowi biurokracji. Pierwsze grupy zatrudniających mają czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK do 12 listopada 2019 r.  

Jeśli ustawowy termin na uruchomienie PPK nie zostanie dochowany, to PFR wzywa pracodawcę do zawarcia umowy z tzw. wyznaczoną instytucją finansową (PFR TFI) lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją.

W umowie tej określa się m.in. dane identyfikujące uczestnika PPK; sposób deklarowania i zmiany wysokości wpłat dodatkowych; zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na rachunku. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK pozwala otworzyć rachunek PPK dla danego pracownika. Co ważne, umowa o prowadzenie jest zawierana de facto raz, a lista pracowników objętych PPK ma formę załącznika. Gdy grono uczestników PPK prowadzonego przez danego pracodawcę ulegnie zmianie, załącznik jest aktualizowany.

 

PFR udostępnił na stronie mojeppk.pl różne materiały informacyjne, które mogą być przydatne we wprowadzeniu PPK w firmie - ZOBACZ.

Wiadomości o PPK

↑ na górę