Odpalamy nowe analizy.pl! Start już wkrótce!
PKO TFI - PPK dla pracodawcy w 3 krokach
Mam PPK i co dalej?
27.02.2020 | analizy.pl
Po podpisaniu umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, na pracodawcach spoczywa jeszcze szereg różnych często nieznanych wcześniej zadań. Przybliżmy je.

W skrócie najważniejsze obowiązki pracodawcy to: prawidłowe naliczanie i odprowadzanie wpłat, obowiązki informacyjne wobec uczestników PPK i instytucji zarządzającej gromadzonymi środkami, zarządzanie dokumentacją dotyczącą PPK, składanie wniosków o wypłatę transferową oraz aktualizowanie listy uczestników PPK.
 

Prawidłowe dokonywanie wpłat

Pracodawca jest w szczególności odpowiedzialny za obliczanie i dokonywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej zarządzającej środkami zgromadzonymi w ramach PPK. Przypomnijmy, że pracodawca zobligowany jest do wpłaty min. 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika, zaś pracownik z reguły wpłaca 2,5%. Istnieje możliwość zarówno zwiększenia opłaty jak i zmniejszenia, o czym pracodawca musi poinformować pracownika.
 
Wpłaty powinny być wniesione w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Niedotrzymanie tego obowiązku grozi nie tylko nałożeniem na pracodawcę kary grzywny, lecz także naliczeniem odsetek za opóźnienie.
 
Konieczność naliczania i dokonywania wpłat do PPK wymusza dostosowanie systemów kadrowo-płacowych.
 

Zapis uczestników

Po uruchomieniu PPK pracodawca każdorazowo podczas zatrudniania nowego pracownika musi stwierdzić, czy jest on objęty obowiązkowym zapisem do PPK. Jeśli tak, pracodawca jest zobowiązany zapisać taką osobę do PPK po trzech miesiącach jego pracy w firmie. Wyjątek stanowi przypadek, gdy pracownik złoży deklarację o rezygnacji z odprowadzania wpłat. Aby to zrobić musi on wypełnić odpowiednią deklarację i w formie papierowej przedstawić ją pracodawcy.
 

Obsługa administracyjna

To dość obszerny zakres. Zatrudniający ma obowiązek prowadzić dokumentację związaną z PPK przepływającą na linii pracodawca–uczestnik oraz pracodawca–instytucja finansowa. Dokumenty muszą być archiwizowane. Z oficjalnych wyjaśnień PFR portal PPK wynika, że dokumentację tę należy przechowywać analogicznie jak dokumentację pracowniczą tj. przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.
 
Prowadzenie dokumentacji wymaga opracowania nowych procedur postępowania w zależności od rodzaju dokumentu. Pracodawcy muszą także weryfikować same oświadczenia pracowników pod kątem formalnym (np. o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK czy o zmniejszeniu wysokości wpłaty podstawowej). Muszą także podejmować różne czynności po otrzymaniu takich oświadczeń.
 
Kolejny ważny obowiązek to czuwanie nad terminami realizacji różnych czynności. Jednym z takich terminów jest upływ ważności deklaracji uczestnika PPK o niedokonywaniu wpłat do PPK – pracodawca musi zapisać takiego pracownika co cztery lata, chyba że pracownik ponownie złoży deklarację o rezygnacji z wpłat.
 

Informowanie

Obowiązki pracodawcy obejmują ciągłe dostarczanie informacji pracownikom oraz instytucji finansowej. Jeśli chodzi o pracownika, pracodawca zobowiązany jest poinformować go o:
  • zmianie instytucji finansowej oraz obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową do poprzedniej instytucji prowadzącej PPK,
  • możliwości zwiększenia (do maksymalnie 4%) lub obniżenia (do 0,5%) wpłaty podstawowej pracownika,
  • ponownym dokonywaniu wpłat po 4 latach po złożeniu wniosku o rezygnacji z dokonywania wpłat,
  • możliwości przystąpienia do programu osób pomiędzy po 55. i przed 70. rokiem życia.
W przypadku instytucji finansowej pracodawca musi informować o:
  • złożeniu przez uczestnika deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat,
  • ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK.
     

Wypłata transferowa

Wybór instytucji zarządzającej nie musi być wyborem raz na zawsze. Pracodawca może zerwać umowę z określoną instytucją finansową i zawszeć ją na nowo z inną, lecz jest zobowiązany poinformować pracowników o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową. Jest to przeniesienie ich dotychczas zgromadzonych środków z jednego rachunku PPK na inny określony w ustawie.
 
Niedotrzymanie powyższych obowiązków może skutkować karą grzywny dla pracodawcy. Cytując ustawę:
 
Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego:
1) nie  dopełnia  obowiązku  zawarcia  w imieniu  i na  rzecz  osoby  zatrudnionej umowy oprowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
2) nie  dopełnia  obowiązku  dokonywania  wpłat  do  PPK  w przewidzianym przepisami terminie,
3) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
4) nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK – podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1000000 zł.

TAGI:

PPK

Zapisz się na Newsletter

Co zyskujesz?

Powiadomienia o ważnych wydarzeniach i nowościach rynkowych, najnowsze
oceny i raporty oraz zawsze aktualną listę TOP5 funduszy inwestycyjnych.

zobacz także

↑ na górę