Wdrożenie PPK – krok po kroku
22.01.2020 | Anna Zalewska
Wybór instytucji finansowej i podpisanie z nią umów o zarządzanie i prowadzenie PPK to tylko część obowiązków spoczywających na pracodawcy. Wyjaśniamy wszystkie kroki, jakie musi podjąć pracodawca, by sprawnie wdrożyć PPK w firmie

Etap 1: Ustalenie harmonogramu PPK

Pierwszym krokiem jest ustalenie liczby osób zatrudnionych, po to by ustalić termin rozpoczęcia stosowania przepisów ustawy o PPK. Do zatrudnionych wlicza się pracowników, za których pracodawca odprowadza składki emerytalno-rentowe, w tym osoby  zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, członków rady nadzorczej, rolniczej spółdzielni produkcyjnej, nakładców oraz zleceniobiorców, jeśli od ich umowy obligatoryjnie opłaca się składki na ubezpieczenia społeczne.

Jeśli na dzień 30 czerwca 2019 roku liczba osób zatrudnionych wynosiła co najmniej 50 osób, ale nie więcej niż 249, to pracodawca podlega przepisom ustawy o PPK od 1 stycznia 2020 roku. Ustawowe terminy, które go obowiązują to: 24 kwietnia i 11 maja 2020 roku na podpisanie odpowiednio umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK.

Etap 2: Przygotowanie do wdrożenia PPK


Oszacowanie kosztów i przygotowanie budżetu
Wprowadzenie PPK wiąże się z różnymi kosztami. Najważniejszy z nich to zapewnienie środków na wpłaty na rzecz pracowników. Ich wysokość zależy od liczby zatrudnionych w wieku 18-69 lat (w przypadku osób powyżej 55 roku życia, o ile będą chciały być objęte PPK) oraz wysokości wpłat, na które zdecyduje się pracodawca. Standardowo wynoszą one 1,5% pensji brutto, ale pracodawca może podwyższyć ich wysokość do 4,0%. Do oceny kosztów potrzebne będzie oszacowanie skali zainteresowania (partycypacji).

Pozostałe koszty wiążą się głównie z koniecznością aktualizacji posiadanego oprogramowania, przygotowaniem i przechowywaniem całej dokumentacji oraz obsługą dyspozycji pracowników w PPK – wpisywanie tego do systemu kadrowego etc.

To również dobry czas na ustalenie różnych parametrów PPK, w tym wpłat dodatkowych – czy pracodawca się na nie decyduje i ustalenie sposobu ich przyznawania. Wpłata dodatkowa może wynieść do 2,5% wynagrodzenia brutto. Jej wysokość może zależeć np. od stażu zatrudnienia pracownika w danym przedsiębiorstwie, od stanowiska lub innych postanowień regulaminu wynagrodzeń.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie PPK
Do prawidłowego wdrożenia PPK warto wyznaczyć osoby za to odpowiedzialne. Potrzebne będzie przygotowanie kadr i księgowości, które będą odpowiedzialne za wszelkie sprawy techniczne. Możliwe, że konieczne będzie dostosowanie firmowej informatyki.

Przygotowanie systemu kadrowo-płacowego
Kolejny krok to przygotowania techniczne, tak by zapewnić sprawnie i prawidłowo działający system obsługi PPK, w szczególności kadrowo-płacowy. W większości firm będzie on wymagał odpowiedniego dostosowania. Eksperci z Nationale-Nederlanden wskazali cztery podstawowe warunki, które powinien spełniać:
  • selekcja uczestników programu;
  • możliwość wprowadzania deklaracji uczestników;
  • naliczanie wpłat pracownika i pracodawcy;
  • generowanie plików zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formacie wymaganym przez instytucje finansowe.
Oprogramowanie będzie istotne także w przypadku gromadzenia i archiwizowania różnych materiałów dotyczących PPK. Chodzi m.in. o sprawdzenie historii uczestnictwa pracowników w programie PPK, o informacje dotyczące ewentualnych rezygnacji z dokonywania wpłat, czy o historii wpłaconych składek.

Wyznaczenie reprezentacji osób zatrudnionych
Jest to etap niezbędny do wybrania instytucji finansowej. Konieczna jest konsultacja ze związkami zawodowymi lub reprezentacją osób zatrudnionych. Trzeba ustalić tryb jej wyboru.

Zapoznanie się z ofertą instytucji finansowych i ustalenie procedury wyboru
Obecnie PPK oferuje 20 instytucji finansowych. Ustawodawca wskazuje kilka parametrów, które trzeba brać pod uwagę przy wyborze. Warto je dostosować do działalności i specyfiki firmy.

Etap 3: Zawarcie umów o PPK


Wybór instytucji finansowej do zarządzania i prowadzenia PPK
Oficjalnie proces wyboru instytucji finansowej powinien rozpocząć się od stycznia 2020 r., a zapisanie pracowników do programu powinno nastąpić najpóźniej do 11 maja 2020 r.

Wybór odpowiedniej instytucji zarządzającej PPK to jedna z najważniejszych decyzji. Do prowadzenia PPK upoważnionych jest 20 instytucji, których lista dostępna jest na stronie mojeppk.pl. Wybór powinien być skonsultowany z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie (czyli do 24 marca 2020 roku) – wybiera  instytucję finansową samodzielnie, wpierw dokumentując na piśmie złożenie oferty oraz brak osiągnięcia porozumienia.

Przeczytaj także: Jak wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała naszymi pieniędzmi 

Instytucje finansowe mają już wypracowane ścieżki postępowania i w wielu czynnościach wspierają pracodawców na różnych etapach wdrażania programu. Z wybraną instytucją podpisuje się dwie umowy: o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK. Cały proces trzeba przeprowadzić drogą elektroniczną.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją
Należy ją zawrzeć najpóźniej do 24 kwietnia 2020 roku w postaci pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.

Poinformowanie pracowników, udostępnienie deklaracji
To odpowiedni moment na rozpoczęcie komunikacji z pracownikami, polegającej na poinformowaniu pracowników o uruchomieniu PPK, zasadach funkcjonowania programu, prawach i obowiązkach pracowników, w tym o możliwości rezygnacji z uczestnictwa oraz ponownym, automatycznym zapisie co cztery lata.

Można w tym liczyć na wsparcie instytucji finansowej, a także portalu mojeppk.pl. Firmy oferujące PPK mają przygotowane różne formy przekazu: materiały drukowane, w formie elektronicznej, mailingi, filmiki, quizy, spotkania, szkolenia bezpośrednie bądź w formie elektronicznej.
 
Zawarcie umowy o prowadzenie PPK
Należy ją zawrzeć najpóźniej do 11 maja 2020 roku w dowolnej postaci, najlepiej na piśmie.

Etap 4: Wdrożenie PPK

Ostatni etap to wdrożenie PPK oraz cała obsługa powdrożeniowa. Na tym etapie konieczne jest wykonywanie różnych prac związanych z obsługą techniczną, czyli ustawianie różnych parametrów w portalu administracyjnym udostępnionym przez instytucję finansową oraz dostosowywanie systemu kadrowo-płacowego. Ważne kroki na tym etapie to naliczenie wpłat na listach płac, zbieranie deklaracji od pracowników, zgłaszanie uczestników w portalu PPK, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej.

Przedstawiciele Nationale-Nederlanden opracowali prosty przewodnik dla tego etapu:

HARMONOGRAM DLA WDROŻENIA
  • Zbieranie deklaracji, wprowadzanie zdarzeń do systemu kadrowo-płacowego;
  • Zgłoszenie pracowników;
  • Naliczenie pierwszych wpłat na listach płac;
  • Korekty list płac wynikające ze złożonych po terminie naliczenia list płac deklaracji;
  • Przekazanie pliku rozliczeniowego oraz wpłat do instytucji finansowej - pracodawca rozpoczyna dokonywanie wpłat do PPK od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK, musi przelewać pieniądze na PPK w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca;
  • Komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat.

OBSŁUGA POWDROŻENIOWA
  • Ustalenie stałego harmonogramu obsługi
  • Bieżące przekazywanie do instytucji finansowej informacji o rezygnacjach z PPK (do 7 dni od jej złożenia)
  • Regularne przesyłanie plików oraz wpłat raz w miesiącu;
  • Zarządzenie procesem wykonywania korekt;
  • Obowiązki informacyjne pracodawcy w stosunku do nowozatrudnionych.

Materiał powstał przy współpracy z Nationale-Nederlanden

TAGI:

PPK

Zapisz się na Newsletter

Co zyskujesz?

Powiadomienia o ważnych wydarzeniach i nowościach rynkowych, najnowsze
oceny i raporty oraz zawsze aktualną listę TOP5 funduszy inwestycyjnych.

zobacz także

↑ na górę