II tura PPK. Jakie obowiązki ma pracodawca?
20.01.2020 | Anna Zalewska
Od stycznia 2020 r. obowiązek utworzenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK) mają pracodawcy zatrudniający między 50 a 249 osób. Wyjaśniamy z czym to się dla nich wiąże

Proces wdrażania PPK podzielony jest na cztery etapy. Etap drugi rozpoczął się w styczniu 2020 roku i objął podmioty zatrudniające między 50 a 249 osób (według stanu na 30 czerwca 2019 r.). W tym etapie PPK mogą utworzyć także mniejsze firmy, jeśli są częścią grupy kapitałowej z firmami zatrudniającymi 50-249 osób.

Przeczytaj także: 5 kroków do zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Pracownicze plany kapitałowe to program długoterminowego oszczędzania dla pracowników. Zatrudnieni mogą uczestniczyć w nim dobrowolnie, natomiast dla pracodawców jest on obowiązkowy. W przypadku firm zatrudniających co najmniej 50 osób PPK nie muszą uruchamiać pracodawcy, którzy prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE), a naliczane składki wynoszą co najmniej 3,5% wynagrodzenia brutto. Dodatkowo, konieczny jest stopień partycypacji w PPE na poziomie przynajmniej 25% osób zatrudnionych.

Ustawa nakłada na pracodawców szczególne obowiązki związane z ich udziałem w PPK. Najważniejsze z nich to:

Wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK

Obecnie PPK oferuje 20 instytucji finansowych. Zgodnie z ustawą, przy wyborze instytucji należy wziąć pod uwagę w szczególności proponowane warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywność w zarządzaniu aktywami oraz posiadane przez nie doświadczenie w zarządzaniu funduszami. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Jednym z kryteriów może być też czynnik kosztowy. Jeśli nie uda się wybrać instytucji finansowej, pracodawca zawiera umowę z PFR TFI, czyli wyznaczoną instytucją finansową.

Przeczytaj także: PPK – jak wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała naszymi pieniędzmi?

Zgodnie z przepisami ustawy pracodawca wybiera instytucję zarządzającą PPK „w porozumieniu z pracownikami”. Pod tym terminem kryje się zakładowa organizacja związkowa lub reprezentacja osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym PPK musi być utworzone (podpisanie umowy o zarządzanie PPK), nie uda się dojść do porozumienia, zatrudniający samodzielnie wybiera tę instytucję.

Podpisanie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK

Pierwsza umowa, jaką pracodawca zawiera z wybraną instytucją finansową, to umowa o zarządzanie. W przypadku firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników musi być zawarta najpóźniej do 24 kwietnia 2020 r. Umowa ta tworzy PPK u danego pracodawcy (lub zmienia instytucję zarządzającą, gdy PPK już funkcjonuje). Określa ona wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące danego planu kapitałowego, w tym m.in.
  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty, które są podstawą danego PPK;
  • warunki gromadzenia środków oraz sposób i terminy wypłat;
  • wysokość wpłat dodatkowych pracodawcy;
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych pracowników;
  • maksymalną wysokość opłat funduszy;
  • warunki zawierania umów o prowadzenie PPK.

Ważne, by zostały również określone warunki zmiany i wypowiedzenia umowy.
Umowa musi być zawarta w postaci elektronicznej. Informację o zawarciu umowy o zarządzanie należy przekazać do ewidencji, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Jeśli pracodawca nie zawrze jej w wymaganym terminie, zostanie do tego pisemnie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) i będzie mieć wtedy 30 dni na jej zawarcie. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, będzie podlegać karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u tego pracodawcy.

Podpisanie umowy o prowadzanie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych

Umowa o prowadzenie PPK to umowa o przystąpienie pracowników do planu kapitałowego pracodawcy. W przypadku firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników musi być zawarta do 11 maja tego roku

Sprawdź listę pracowników podlegających PPK

Pracodawca zawiera ją z instytucją finansową w imieniu wszystkich osób zatrudnionych (z 90-dniowym stażem), które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55. roku życia, chyba że wcześniej pisemnie zrezygnują z dokonywania wpłat do PPK. Osoby zatrudnione, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia mogą się zapisać do PPK, ale muszą złożyć wniosek. Pracodawca musi poinformować swoich pracowników o takiej możliwości.

W umowie tej określa się m.in.
  • dane identyfikujące uczestnika PPK;
  • sposób deklarowania i zmiany wysokości wpłat dodatkowych;
  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na rachunku.
Pracownicy są przypisywani do konkretnego funduszu zdefiniowanej daty właściwego do jego wieku. Po podpisaniu umowy, uczestnik może go zmienić na inny fundusz.

Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana raz, a lista pracowników objętych PPK ma formę załącznika. Gdy grono uczestników PPK prowadzonego przez danego pracodawcę ulegnie zmianie, aktualizowany jest załącznik.

Jeśli pracodawca nie podpisze tej umowy w terminie, to PFR wzywa pracodawcę do zawarcia umowy z wyznaczoną instytucją finansową (PFR TFI) lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją.

Terminowe i prawidłowe obliczanie, pobieranie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej

To najbardziej odczuwalny obowiązek pracodawcy. To on odpowiada za obliczanie i przekazywanie wpłat zarówno finansowanych przez siebie, jak i pracowników.

Wpłaty dzielą się na podstawowe i dodatkowe. W przypadku pracodawcy, minimalna wysokość wpłat to 1,5% wynagrodzenia brutto zatrudnionego, a maksymalna - 4,0%. Liczy się je od podstawy dla składek emerytalno-rentowych (nie tylko od wynagrodzenia, ale też innych składników). Pracodawca może określić kryteria dla wpłat dodatkowych (np. długość stażu pracy), by przysługiwały one określonym grupom zatrudnionych. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od wpłat pracodawcy naliczany jest jednak podatek dochodowy, potrącany z wynagrodzenia. W przypadku wpłat pracownika wpłata podstawowa wynosi 2,0% wynagrodzenia brutto, a dodatkowa – do 2,0% wynagrodzenia brutto zatrudnionego. Osoby, których miesięczne wynagrodzenie uzyskiwane z różnych źródeł, nie przekroczy 120% minimalnego wynagrodzenia będą mogły skorzystać z obniżonej stawki podstawowej, nie mniejszej niż 0,5%.

Wpłaty na PPK są naliczane i pobierane od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty muszą być odprowadzone do 15. dnia miesiąca. W sytuacji gdy wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za dany miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca.

Przekazywanie pracownikom oraz wybranej instytucji finansowej informacji związanych z utworzonymi PPK

Pracodawca ma szereg obowiązków informacyjnych wobec pracowników, jak i instytucji finansowej. Stąd konieczność ciągłego monitorowania PPK.

Pracowników musi informować m.in. o:
  • możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56. a 70. rokiem życia – pracownicy w tym wieku nie są zapisywani automatycznie, tylko na własny wniosek;
  • ponownym zapisie do PPK co 4 lata – dotyczy sytuacji, w której pracownik zrezygnował z dokonywania wpłat na PPK. Wówczas pracodawca ma obowiązek informować takiego pracownika co 4 lata, do ostatniego dnia lutego danego roku o ponownym dokonywaniu wpłat (obowiązek od 1 stycznia 2023 r.), chyba że osoba ponownie złoży deklarację;
  • zmianie wysokości wpłat - możliwości wpłaty dodatkowej lub obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% – standardowo składka podstawowa pracownika wynosi 2,0% wynagrodzenia brutto;
  • dyspozycji transferu w PPK – ten obowiązek nie będzie występował zbyt często. Dotyczy bowiem sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się zmienić instytucję finansową – a więc zawrze nową umowę o prowadzenie w imieniu swoich pracowników. W tej sytuacji będzie musiał poinformować swoją załogę o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków dotychczas zgromadzonych w PPK.
 
Instytucję finansową musi natomiast informować m.in. o: rezygnacji pracownika, ponownym przystąpieniu, przystąpieniu osób 55+, wpłatach dodatkowych - deklaracje, zmianie wpłat dodatkowych, obniżeniu wpłaty podstawowej, zmianie danych pracownika, dyspozycji transferu pracownika.
 
Do obowiązków pracodawcy należy także gromadzenie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK, w tym prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek.

Co grozi za niewprowadzenie PPK?

Dla podmiotów, które uchylają się od wprowadzenia PPK, ustawa przewiduje określone kary (rozdział 16 ustawy).
  • Jeśli zatrudniający nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie lub nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny (w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego).
  • Zatrudniający, który: nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK, lub nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych terminach, lub nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

TAGI:

PPK

Zapisz się na Newsletter

Co zyskujesz?

Powiadomienia o ważnych wydarzeniach i nowościach rynkowych, najnowsze
oceny i raporty oraz zawsze aktualną listę TOP5 funduszy inwestycyjnych.

zobacz także

↑ na górę